Sales Administrator Officer (ประจำ BMW เชียงใหม่)

หน้าที่ความรับผิดชอบ 1.ดูแลและจัดเก็บรักษาเอกสาร ตรวจสอบเอกสารของส่วนการขายจัดทำรายงาน เช่น รายงานจอง ถอนจอง ประกันภัยรถ รายละเอียดการรับเงินให้บัญชี รายงานสถานะรถ Test Drive และ POPR ของแถมเครื่องใช้สำนักงานของฝ่ายขาย ติดตามเอกสารประกอบการ Claim ของงานส่วนการขาย ส่งให้ผู้บังคับบัญชาและ ผู้ที่เกี่ยวข้อง ให้เรียบร้อย จัดสรรการเก็บข้อมูลเพื่อการค้นหาได้ง่าย และทันสมัยอยู่เสมอ
2.ติดต่อประสานงานและให้ความร่วมมือกับหน่วยงานต่าง ๆ ทั้งภายในและภายนอกบริษัท ฯ
3.รักษาภาพพจน์ของบริษัท ฯและมุ่งสร้างความพึงพอใจให้ลูกค้า
4.ปฎิบัติงานของส่วนงานสนับสนุนการขาย ต่าง ๆ

MAIN DUTIES : หน้าที่งานหลัก
1.จัดทำรายงานตรวจสอบเอกสารการจอง เอกสารจองรถจากพนักงานขาย ใบจอง สำเนาบัตรประชาชาน สรุปของแถมในการจบการจอง หลักฐานการจ่ายเงินจองค่ารถ ทั้ง BMW CAR & Motorrad & MINI
- นำรายการจอง ลงระบบ Combar Navition ดึงรายงานออกมาจัดสรรและจัดเก็บข้อมูล นำเอกสารตัวจริงส่งให้ทางบัญชี เพื่อเช็คการจ่ายเงินจองค่ารถมาจริง และออกใบเสร็จให้กับทางลูกค้า ทั้ง BMW CAR & Motorrad & MINI
- นำข้อมูลการจองลงรายงาน Summary Booking
- จัดทำข้อมูลส่วนงานขายและรายงานขายในระบบนาวิชั่นให้เป็นไปตามระเบียบการปฏิบัติงาน และหลักเกณฑ์ให้ถูกต้องครบถ้วนทันเวลาวันต่อวัน และสอดคล้องกับระบบบัญชีเอกสาร

2.แจ้งประกันภัย+อัพเดทเบี้ยประกัน+กรมธรรม์ BMW/ MINI / MOTORAD
- แจ้งประกันภัยรถลูกค้า / ส่ง e-mail ของรถที่จะส่งมอบทั้ง รถ BMW CAR / MOTORRAD/ MINI CAR รวมไปถึงรถ DD Car , SLC CAR, SLB ในระบบ Thaiyarnyon (ตัวแทน TSS) และบริษัท AXA , บริษัทไทยวิวัฒน์ , บริษัทเอไอจี , บริษัท อลิอันซ์ อยุธยา , บริษัทวิริยะประกันภัย โดยต้องดูเงื่อนไข แคมเปญ ตาม Bulletin ที่ออกมาในแต่ละเดือนด้วย โดยแจ้งในระบบ BMW Insurance Broker
- เมื่อได้รับกรมธรรม์ ทำการตรวจสอบเอกสาร/สแกนเก็บให้เรียบร้อย เพื่อการค้นหาได้ง่าย /จัดการแยกเอกสารกรมธรรม์ออกส่งให้กับลูกค้า /และทำ PO ประกันภัยจัดเอกสารให้กับบัญชี / ตัดหาง พรบ,ออกเพื่อแยกไปแนบกับชุดจดทะเบียน
- ส่ง e-mail เช็คราคาเบี้ยประกันรถรุ่นใหม่ ของแต่ละบริษัท และนำข้อมูลให้กับเซลล์ เพื่อเสนอประกันให้กับลูกค้า
- กรอกข้อมูลสรุปการแจ้งประกันภัยรถลูกค้า / ส่ง e-mail ทุกต้นเดือนให้กับทาง ตัวแทน TSS

3. สั่งซื้อของแถม และเครื่องใช้สำนักงานของฝ่ายขาย
- จัดทำรายการของแถม /เช็ค Stock ของแถมรถ BMW CAR / MOTORRAD/ MINI CAR รวมถึง Stock วัสดุ, อุปกรณ์สำนักงานของทางฝ่ายขาย ทั้งเซลล์ และธุรการขาย ทุกสิ้นเดือน เพื่อทำการ จัดทำใบสั่งซื้อ เสนอซื้อส่วนกลาง ทุกวันที 5 ของเดือน
- เมื่อได้ PO สั่งซื้อสินค้า และได้รับสินค้าเรียบร้อยแล้ว สแกนส่ง e-mail ตอบกลับส่วนกลาง เพื่อแจ้งให้ทราบว่าได้รับสินค้าเรียบร้อยแล้วตามที่สั่งซื้อถูกต้องครบถ้วน